• Informes que no informan

    Hoy en Cuestión de Estrategia hablamos de Informes que no informan

    Los 3 objetivos de un informe, para ser informe

    El repoting es una de las técnicas más utilizadas hoy en día en las empresas para transmitir información entre departamentos, o a nivel de dirección.

    Hay muchos tipos de informes, que no voy a detallar porque no es el asunto de este artículo.

    Pero independientemente del tipo que sean, todos tienen que cumplir un triple objetivo:

    1. Informar
    2. Transmitir un mensaje claro y completo
    3. Facilitar la toma de decisiones

    Cualquier reporte que no consiga estos tres objetivos, no se puede llamar reporte.

    Las 2 razones por los que hay informes que no informan

    Si hablamos de informes de seguimiento de negocio, hay dos motivos fundamentales que hacen que los reportes no cumplan sus objetivos:

    MOTIVO 1: Infomes que no informan por exceso:

    1. Por exceso de información: son aquellos informes que de un vistazo solo ves números y más números, sin tratar, sin agregar, ni acumular… No hay “información de valor” por ninguna parte, ni conclusiones, ni resúmenes. Nada que te ayude a entender qué está pasando con los indicadores que realmente quieres visualizar.
    2. Por exceso de documentación: son aquellos en los que la información no está recogida al completo en un mismo documento. Si todas las piezas del puzzle no están sobre la mesa, es difícil formar la imagen completa. Si todos los datos no están en el mismo informe, no se puede transmitir el mensaje completo.
    3. Por exceso de formatos: aunque puede parecer trivial, los informes con exceso de formato aplicado en tablas, colores y fuentes hace que el mensaje se diluya en el continente y no se transmita de forma clara.
    Informes que no informan por exceso

    Informes que no informan por exceso

     

    MOTIVO 2: Infomes que no informan por defecto:

    1. Por defecto de información: es el caso de los reportes que no dan información relevante sobre los indicadores que realmente quieres monitorizar. Aunque parezca contradictorio, los informes con muchos datos sin tratar (los del punto 1 anterior) también se incluyen en esta categoría. Los datos no están analizados ni hay información concluyente con la que puedas conocer el status de una situación
    2. Por defecto de disponibilidad: es el caso de los informes de seguimiento. Tienen que estar disponibles y accesibles de forma periódica (semanal, mensual, trimestral…), pero cuando vas a consultarlos te encuentras que aún no están actualizados; o si necesitas mirar el histórico resulta que no está completo.

    Todos estos motivos hacen que la información interna sea percibida como de poca utilidad o valor por algunas empresas y sus directivos.

    Los datos recogen la experiencia de la marca y cuentan su historia.

    Saber escucharlos se traduce en beneficios tangibles en forma de productividad, crecimiento y ahorro de costes…

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